Administrateur de bureau

Le but de ce poste est d’organiser et de coordonner les opérations quotidiennes du bureau afin d’assurer l’efficacité, l’efficience et l’excellence du service à la clientèle

DEVOIRS ET RESPONSABILITÉS

Vous trouverez ci-dessous une liste des tâches et responsabilités essentielles de ce poste. Les tâches et le temps consacré à l’exécution de chaque tâche peuvent varier en fonction des besoins de l’entreprise. ServiceMaster Clean se réserve le droit de modifier les tâches et les responsabilités du poste à sa discrétion.

FONCTIONS

Surveiller et rediriger toute la correspondance par courriel et par téléphone pendant les heures d’ouverture établies entre les clients, les fournisseurs, le directeur régional/directeur de franchise, les gestionnaires des opérations et les équipes afin de s’assurer que toutes les informations pertinentes sont communiquées en temps opportun
Passer des appels et/ou des courriels de dédouanement des clients pour chaque journée de travail et signaler tout changement ou demande aux personnes appropriées.
Communiquer avec les membres de l’équipe pour s’assurer qu’ils possèdent une habilitation de sécurité pour chaque tâche et que les préoccupations et les demandes des clients sont traitées de manière efficace et rapide.
Conservez les certificats de sécurité professionnelle et d’assurance et les primes « ComplyWorks » de la CSPAAT pour éviter l’expiration.
Préparer des devis/propositions et des contrats pour les clients au besoin et maintenir activement les contrats des clients à jour
Participer à la réunion hebdomadaire de planification avec les opérations et le directeur régional pour aider à la planification
Imprimez les factures et les bons de travail de l’équipe pour les missions hebdomadaires
Coordonner l’accès entrant et sortant aux clés et aux laissez-passer distribués aux membres de l’équipe en tenant des registres précis et en informant immédiatement le chef de secteur de toute clé ou laissez-passer manquant
Rapprocher les Rider K avec les factures jaunes sur une base hebdomadaire et vérifier les services à la clientèle avec le directeur de secteur.
Préparez les rapports de fin de mois de l’équipe et les relevés des employés avant le 8 de chaque mois et soumettez-les pour paiement.
Saisir les coûts de la feuille d’émargement dans les relevés mensuels de l’équipage Compléter les registres comptables de fin de mois en finalisant les factures pour chaque mois en validant les lots de factures, en rapprochant le journal des ventes, en remplissant le rapport sur les frais sur l’instruction et en soumettant les données dans l’application logicielle « SVM Link »
Produire et rapprocher les rapports de TVH de l’équipage chaque mois et imprimer un rapport pour le paiement chaque trimestre
Calculez la facturation fournisseur partagée et envoyez la facturation interne avant le 15 du mois suivant
Commander et entretenir les fournitures de bureau, y compris, mais sans s’y limiter : les fournitures d’imprimante, la papeterie, les chèques, les cartes professionnelles, le matériel postal, etc., afin de s’assurer qu’un approvisionnement adéquat est disponible
Tenir à jour les codes d’accès aux photocopieurs et aux téléphones
Aider à la réception au besoin
Gardez l’espace de travail personnel propre et ordonné
Effectuer d’autres tâches qui peuvent leur être confiées par le gestionnaire de secteur.

QUALIFICATIONS

Pour s’acquitter de ce travail avec succès, une personne doit être en mesure d’accomplir de manière satisfaisante chacune des tâches essentielles énumérées ci-dessus. Les exigences énumérées ci-dessous sont représentatives des connaissances, des compétences et des aptitudes requises. On s’attend à ce que les employés qui ne possèdent pas les exigences d’un emploi au moment de l’embauche acquièrent les compétences, les connaissances et les aptitudes requises dans un délai précis, tel qu’il a été convenu par écrit avec le directeur général, le directeur régional ou le propriétaire de la franchise. Des aménagements raisonnables peuvent être mis en place pour permettre aux personnes handicapées d’exercer les fonctions essentielles.

Exigences en matière de caractéristiques et d’aptitudes

Solides compétences en communication, tant à l’écrit qu’à l’oral
Très organisé avec le souci du détail
Avoir fait preuve d’une saine éthique de travail
Capacité avérée à établir et à maintenir de solides relations de travail
Flexible, adaptable et capable de travailler efficacement dans une variété d’environnements
Esprit d’équipe qui favorise l’apprentissage en équipe
Travaille bien de manière autonome et dans un environnement d’équipe
Faire preuve de discrétion dans toutes les transactions

Exigences en matière d’éducation

Formation requise : Diplôme d’études collégiales en administration de bureau

Autre niveau d’études/certification/formation de préférence : s.o.

Exigences en matière d’expérience professionnelle

Expérience professionnelle requise : 3 à 5 ans dans une fonction administrative

Expérience professionnelle requise : s.o.

Autres exigences

Assurer la protection et la confidentialité de toutes les listes de clients et de toutes les informations et produits de travail internes exclusifs

Exigences techniques

Equipement : Calculatrice, Ordinateur, Photocopieur, Téléphone, Fax

Logiciels : Outlook, Word, Excel, Direction, NotePager Pro

Autre : Formation SIGDAM

Compétences

Responsabilisation - établit des normes de rendement pour lui-même ; assumer la responsabilité et l’obligation de rendre compte de la réussite des tâches ; encourage les autres à prendre leurs responsabilités.
Adaptabilité – traite les nouvelles situations ou les changements comme une occasion de croissance ; met l’accent sur les avantages du changement ; parle positivement du changement ; modifie efficacement son comportement et tente une nouvelle approche sans résistance.
Renforce la confiance et le respect – traite les gens avec dignité, respect et équité ; écouter les autres et tenir compte des opinions et des idées ; partage ses pensées, ses sentiments et la justification des décisions qu’il prend, agit avec intégrité.
Orientation client – répond efficacement aux besoins de nos clients ; Tant à l’interne qu’à l’externe, établit des relations proactives, assume la responsabilité de la satisfaction de la clientèle.
Gérer le travail – gérer son temps et ses ressources pour s’assurer que le travail est accompli de manière efficace et efficiente ; alloue efficacement son temps à l’exécution des tâches, tout en tirant parti des ressources disponibles ; Reste concentré et évite les distractions de l’achèvement du travail.
Résolution de problèmes – élabore des solutions aux problèmes professionnels en examinant la cause profonde des problèmes, en identifiant les causes et les effets, et en identifiant les solutions potentielles.
Normes de qualité – établit des normes d’excellence dans le travail et les procédures afin d’atteindre des niveaux élevés de qualité, de productivité et d’efficacité ; vérifie les processus et les tâches afin d’assurer une production de haute qualité ; prend des mesures correctives pour corriger les problèmes ou informe les autres des problèmes de qualité.
Sensibilisation à la sécurité - identifie les questions et les problèmes de sécurité et informe la personne concernée lorsque des problèmes surviennent ; signale des conditions de travail dangereuses ; formuler des recommandations pour corriger les préoccupations en matière de sûreté et de sécurité.
Travail d’équipe – contribue à la création d’un environnement d’équipe positif ; soutient les réussites, reconnaît les réalisations ; fournit de la rétroaction ; fait preuve d’ouverture à l’égard des autres points de vue ; équilibre les responsabilités.

Exigences physiques

Cette position nécessite un faible niveau d’effort physique. Un effort sensoriel d’intensité modérée est nécessaire.

Condition de travail

Le risque d’exposition à des conditions de travail défavorables est faible.

Veuillez ajouter des compétences supplémentaires liées à l’emploi ou joindre des feuilles supplémentaires : Aucune

Compensation: 25,00 $ - 30,00 $ de l’heure

En vous joignant à ServiceMaster Clean, vous ferez partie d’une entreprise chef de file de l’industrie avec plus de 65 ans d’expertise au Canada et des opportunités d’un océan à l’autre. Vous ferez partie d’un réseau d’employés talentueux partageant une vision commune. Notre environnement est une communauté diversifiée où les personnes qui réussissent travaillent ensemble pour atteindre des objectifs communs.

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Cette franchise est détenue et exploitée de manière indépendante par un franchisé. Votre candidature ira directement à la franchise, et toutes les décisions d’embauche seront prises par la direction de cette franchise. Toutes les demandes de renseignements concernant l’emploi dans cette franchise doivent être adressées directement à l’établissement franchisé, et non à ServiceMaster of Canada Ltd.

(si vous avez déjà un CV sur Indeed)